Estamos chegando ao final de 2021 e o tempo começa a ficar apertado para os negócios. As empresas já estão encerrando seus planejamentos para o próximo ano e as equipes de vendas correm atras dos seus objetivos.
Parece que o tempo anda mais depressa que a compreensão dele mesmo, e agimos muitas vezes por impulso e de forma automática. Esse é o desafio constante da equipe de vendas, que todos os meses zera a sua contagem em busca do melhor e maior mês de vendas de suas vidas.
Em 1748, o jornalista, Benjamin Franklin escreveu a frase “tempo é dinheiro” no ensaio intitulado “Advice to a Young Tradesman” (“Conselho a um jovem comerciante”, em tradução livre). Já ouviram falar essa expressão?
A grande lição dessa frase é que o tempo deve ser muito bem aproveitado, não só na vida pessoal, assim como no trabalho. A forma como o investimos está totalmente relacionada ao nível de produtividade que iremos alcançar. Bem na verdade, podemos dizer que “tempo é investimento”! É por isso que você deve dar muita atenção a ele no dia a dia da sua rotina de trabalho dentro da organização.
Para nós, vendedores, gestores, ou administradores, a correta gestão tem como resultado maior produtividade, rentabilidade, redução de custos e maior eficiência nas tarefas do dia a dia.
E vocês leitores, já estão sendo os senhores do seu tempo?
Muitos imaginam que a preocupação com o tempo escraviza o indivíduo. Mas a verdade não é essa!
Quem sabe administra-lo, tem maior controle das agendas pessoal e profissional. Quem não domina essa arte (sim, podemos falar que saber administrar o tempo é uma arte), é subjugado por ele, pois acaba fazendo as coisas na base da pressão do momento e não como o assunto tratado deveria.
Administrar é usá-lo de forma racional para fazer coisas que você considera importantes e prioritárias, profissional ou pessoalmente. É organizar a vida de tal maneira que o tempo seja suficiente para se fazer as coisas que realmente gostaria de fazer e que possivelmente não consegue porque anda tão ocupado com tarefas urgentes e de rotina (sabemos que muitas delas são tão urgentes que acabam nos consumindo e tirando a atenção de assuntos realmente importantes e relevantes).
Pessoas com tempo de sobra não são aquelas que não se ocupam, mas, sim, é quem consegue administrar o que tem.
Por outro lado, se você vir alguém que está sempre correndo, estende o horário do expediente e ainda traz trabalho para casa à noite e no fim de semana, pode concluir, com certeza, que essa pessoa não está administrando o tempo de forma adequada. E aí, você se identifica com os itens relacionados acima?
Caso sim, não se desespere, pois o processo de gerencia-lo não é fácil. É preciso realmente querer tornar-se senhor de seu tempo para conseguir otimizar essa gestão. Mas, se você ainda não sentiu a necessidade de fazê-lo, segue algumas considerações trazidas por Eduardo O. C. Chaves, em 2017, em texto que fala sobre Administração do Tempo, que devem convencê-lo refletir sobre o assunto. Confira essas dicas valiosas que podem levar a uma mudança necessária de mindset e ajudar você a transformar seu atual modelo de gestão do tempo:
Tempo é Vida – Quando o nosso tempo termina, a nossa vida acaba, ou seja, quem o administra ganha vida.
Trocando em miúdos, o tempo é um recurso não renovável e perecível. Quando ele acaba, acaba mesmo. E o tempo não usado não pode ser estocado para ser usado no futuro, o importante é o que fazemos com nosso tempo.
É isso mesmo, temos que aproveitar muito bem o nosso tempo e investir esforços onde seremos mais produtivos e estejamos mais alinhados com os nossos objetivos.
Tempo é Dinheiro – Nosso tempo é valioso. Não por acaso, há pessoas e instituições dispostas a pagar pelo nosso tempo, delegando tarefas ou terceirizando atividades.
A questão é manter em mente que o tempo tem um valor monetário para quem tem objetivos: a decisão de empregá-lo ou não em determinada tarefa deve levar em consideração esse valor.
Isso significa que uma gestão eficiente de tempo inclui mensurar o valor do tempo gasto ao assumir uma tarefa ou definir um objetivo.
Por aí você vê que pode trocar seu tempo por dinheiro. Na verdade, o trabalho é uma permuta de tempo por dinheiro: alguém me paga pelo meu tempo (isto é, pelo meu tempo produtivo). E isso nos traz à questão da produtividade.
Quem trabalha com projetos sabe que o resultado da organização depende do tempo disponível para alcançar a meta desejada. Horas não alocadas precisam ser utilizadas para otimizar o tempo das próximas horas, tratando todo o processo como algo vivo e de um ciclo constante.
Administração do Tempo e Produtividade – Quem administra o tempo, aumenta sua produtividade.
Ser produtivo é fazer certo as coisas certas, isto é, fazer aquilo que consideramos importante e prioritário com a menor quantidade de recursos possível.
E tempo é um recurso fundamental: nada pode ser feito sem tempo. Por isso ele é frequentemente escasso e caro.
Fazer mais com menos recursos, buscando excelência em seus processos: esse é o segredo do sucesso, que precisou ser reinventado com a pandemia!
Ser produtivo, portanto, não é a mesma coisa que ser ocupado. A pessoa pode ser ocupada e não produtiva. Isso é uma verdade absoluta! Tenho certeza de que todos conhecem uma pessoa que é muito boa de iniciativas, que nunca tem tempo, que está sempre atarefada e mesmo assim não conclui nenhum projeto! Esse tipo de pessoa está sendo improdutivo para si e para quem a cerca também.
Administração do Tempo e Redução de Stress – Quem administra o tempo reduz o stress causado pelo mau uso do tempo. Mas vale observar que usar o tempo de forma não planejada não equivale, necessariamente, a fazer mau uso do tempo.
É sempre bom lembrar que, da mesma forma que o mau uso do tempo causa stress, o bom uso do tempo normalmente traz satisfação, sentido de realização e felicidade.
Empecilhos à Administração do Tempo – A maior parte das pessoas reconhece que não sabe administrar seu tempo, segue algumas “bengalas” que já ouvimos ou fazem parte das “desculpas” que falamos por aí:
Excesso de Tarefas: Grande parte das pessoas, têm coisas demais para fazer. O excesso de tarefas frequentemente paralisa: a pessoa não sabe por onde começar e acaba ficando imobilizada. A dica aqui é começar pelo começo, pegando uma coisa de cada vez para fazer, sempre lembrando da prioridade!
Excesso de Papéis: Junto do excesso de tarefas, e parcialmente gerado por elas, há o excesso de papéis. Muitas pessoas e organizações nos mandam documentos não solicitados que nada têm que ver com nossas tarefas.
A consequência disso é que nossa mesa de trabalho fica escondida debaixo de uma montanha de papéis. Quando precisamos de algo importante, não sabemos exatamente onde está, gastamos tempo a procurar, custamos a achar, ou encontramos outras coisas que desviam nossa atenção. Por causa do excesso de papéis, acabamos gastando minutos preciosos, às vezes horas.
E aí está a oportunidade de buscarmos soluções tecnológicas alinhadas com as expectativas do negócio para iniciarmos uma transformação no nosso estilo de trabalho. Uma organização que vai além da nossa mesa e que pode ser inclusive prática adotada em toda a organização.
Excesso de Interrupções: A maior parte das pessoas não conseguia trabalhar por um período razoável sem interrupções. A pandemia e o trabalho home office vieram para mostrar o quanto mais produtivo somos sem as pequenas interrupções do dia a dia, que, somadas, se tornam uma grande válvula de escape do seu tempo, sejam para atender colegas, telefonemas ou até mesmo participar de reuniões, especialmente as não programadas! Com a adoção de um novo normal com formatos híbridos de trabalho, alinhando o remoto e o presencial, é importante repensar os atuais paradigmas para aproveitar o melhor dos dois mundos e refletir sobre o que fazer para não perder as relações com as pessoas e garantir uma produtividade igual ou maior do que havia no modelo de trabalho presencial.
Excesso de Reuniões: O problema do excesso no número e na duração das reuniões no Brasil é dos mais sérios. Muitas reuniões, ou reuniões muito longas, se tornaram um problema sério, especialmente agravado com a pandemia. No ambiente online, participamos de mais reuniões, que costumam durar muito mais do que seria sensato esperar, e com mais gente nelas do que seria preciso.
Para ajudar você a gerir melhor sua rotina, segue uma lista de Ferramentas de Administração do Tempo que podem ajudar na sua organização diária:
Listar os problemas não é difícil. A maioria das pessoas conhece bem as suas dificuldades no tocante à administração do tempo. Mais difícil é encontrar soluções para essas dificuldades. As soluções, em regra, dependem de bom senso, somado a boas práticas que devem ser implementadas cotidianamente.
Para começar, tenha uma Lista de Lembretes, onde devem constar as coisas que você tem que fazer e que podem ser incluídas em um cronograma de ações.
É com base nessa lista que você vai compor sua agenda (normalmente diária ou semanal).
É fundamental estabelecer prioridades antes da elaboração da, ou seja, é preciso analisar a importância e alocá-la de acordo com a relevância.
Uma vez que você tenha clareza sobre essas questões, não é difícil priorizar suas atividades.
Ao planejar sua agenda, procure utilizar blocos de horários com períodos diários ou formulários que ajudam a compor a agenda de ações.
Uma dica muito válida é procurar descobrir seu “horário nobre”: aquele em que você funciona melhor, está mais bem disposto, mais alerta, aquele, enfim, em que você é mais produtivo.
Um dos maiores desafios para gerenciar melhor nosso tempo é o excesso de atividades que assumimos. Nesse sentido, delegar as tarefas e eliminar ações desnecessárias da sua rotina são passos importantes. Antes de tudo, determine atividades que não são nem importantes nem urgentes; depois, escalone as atividades por ordem de urgência e importância. Você vai notar como é incrível o número de coisas que fazemos simplesmente por hábito, sem jamais questioná-las.
Em um momento que o mundo vive uma escassez de recursos humanos, otimizar o nosso tempo e priorizar atividades importantes são fundamentais para a nossa saúde mental e produtividade do nosso trabalho. Em vendas, não é diferente, as pessoas estão em busca de resultados constantes e para que isso fique organizado precisamos contar com a Transformação Digital de nossas atividades para melhor fazê-las!
A adoção de uso de uma ferramenta de CRM, ajuda a organizar os compromissos, cumprir com os prazos estipulados junto aos clientes, prever o funil de vendas e ainda planejar os resultados com base em dados e organização.
O desafio está cada vez maior, as informações chegam de todos os lados e a falta de tempo para um bom planejamento pode impactar drasticamente nos seus resultados.
Se você é assim, vai precisar se reeducar drasticamente.
Lembre-se: a produtividade está relacionada a equilíbrio, ou seja, orientar sua vida de forma a atender suas prioridades profissionais e pessoais, em todas as dimensões. (Barbosa, 2011)
