Por que automação e ERP são fundamentais às rotinas administrativas

O uso de ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) é a tônica de grandes empresas como estratégia de gestão e produtividade. Isso acontece porque as companhias têm procurado soluções para centralização de informação e de fácil mensuração de indicadores. Ter acesso rápido e assertivo a informações é crucial para o crescimento de qualquer negócio.

Neste sentido, um estudo realizado pela IDG Research Services aponta que as empresas que usam ERP apresentam, em média, um crescimento 35% mais acelerado que as que não optam por este tipo de serviço.

Embora o ERP seja uma ferramenta que interliga todos os dados e processos de uma companhia em um único sistema, ele necessita de pessoas para realizar os lançamentos de informações. Na prática, é como pensar em um pagamento via internet banking. Para que as etapas sejam concluídas, é preciso digitar o código de barras. 

No entanto, o lançamento de informações para a ferramenta, quando feito de forma manual, geralmente pode se tornar um problema para a maioria das empresas. Usando como exemplo o setor contábil (Contas a Pagar), um dos complementares à área administrativa das companhias, é possível visualizar uma pessoa que digita manualmente as informações de faturas. 

Este processo está suscetível a erros de digitação, ocasionando o lançamento de dados conflitantes. Outro problema recorrente é quando um profissional se esquece de lançar informações no sistema, como o pagamento de notas fiscais, código de barras e códigos de pagamento interno, por exemplo. Somente esses lapsos são suficientes para gerar prejuízos em razão do não pagamento de faturas, ocasionando em multas e até corte de serviço.

Cada organização tem sua própria cultura contábil. Portanto, é importante uma análise de processos para que a inovação seja implantada, sobretudo em sinergia com a automação – que vem a ser a alternativa para os trabalhos manuais.  

Neste sentido, em razão do processo manual, existem soluções complementares à plataforma que potencializam as etapas por meio da automação, conectando diretamente a solução com o ERP. O que torna o processo automatizado.

Quando realizado de forma automatizada e integrada com o ERP, o lançamento de faturas ajuda a empresa a reduzir esses tipos de erros comuns de mão de obra atrelada a um trabalho operacional. Assim, a ferramenta é capaz de eliminar serviços manuais, potencializando eficiência, produtividade e ganho de escala para o processo.

Deste modo, as pessoas passam a ser utilizadas em atividades mais estratégicas, deixando de estar em processos burocráticos e suscetíveis a erros. E o resultado disso é o foco maior em processos, planejamento e execução de etapas, trazendo mais possibilidades de crescimento para os negócios. 

Marcel Frajhof é diretor Comercial da Guiando