Empresas buscam alternativas ao excesso de reuniões virtuais adotando diferentes ferramentas e regras

Redução do tempo gasto em deslocamento, mais tempo com familiares, liberdade de trabalhar de qualquer local. A consolidação do modelo híbrido de trabalho trouxe diversos benefícios de uma rotina mais flexível e abriu oportunidades no mercado. Ainda assim, a construção das novas práticas também vem demandando atenção. Nas empresas onde o processo de transformação digital não foi realizado de forma estruturada, o excesso de reuniões virtuais produziu efeitos negativos aos colaboradores.

Boa parte dos problemas foram relacionados ao excesso de horas em vídeo conferências e ao aumento sem controle nas jornadas.  As intermináveis sequências de reuniões provocaram questionamentos em diversas empresas e especialistas. Como manter contato, engajamento e colaboratividade à distância?

A Gentrop, advisor em tecnologia e ecossistemas de colaboração, produtividade e relacionamento, vem auxiliando clientes durante todo período de migração ao trabalho híbrido. Segundo Alline Antóquio, diretora executiva da empresa, boas práticas para os encontros virtuais e a utilização de ferramentas adequadas em cada etapa podem ser um diferencial para manter o engajamento e a saúde mental dos colaboradores.

“Empresas que ainda tinham os processos muito ‘no papel’, como costumamos dizer, tiveram mais dificuldade, pois apoiaram-se totalmente nas reuniões virtuais. Mas o engajamento e os processos colaborativos vão muito além, podem ser realizados de diferentes formas. O mais importante é adotar um pensamento crítico. ‘Essa reunião poderia ser resolvida com um e-mail ou um documento compartilhado?’ Lembrando sempre que o processo de transformação digital deve ser centrado no colaborador”, disse Alline.

De acordo com a especialista, saber quais ferramentas utilizar e como extrair o máximo delas é uma opção mais produtiva em comparação às longas reuniões. É possível ter um time trabalhando em um documento colaborativo no Google Docs, com todos sugerindo e sendo avisados por e-mail a cada atualização, por exemplo.

Outra opção é a de criar conversas com o Google Currents, rede social corporativa que permite discutir projetos, com espaço para curtidas e até postagens fora do ambiente de trabalho, trazendo mais leveza e engajamento. O Google Sheets também permite, por exemplo, criação de planilhas com uma visualização da linha do tempo para acompanhamento rápido e fácil das tarefas dos colaboradores.

Boas-práticas para as reuniões

Além de utilizar as ferramentas adequadas para evitar reuniões desnecessárias, Alline observa a importância de boas-práticas e limites para que os encontros não sejam exaustivos. No Google Meets, recursos como enquetes, chat, lousa interativa virtual (jamboard) e levantar a mão podem aumentar a interatividade entre os presentes e tornar as reuniões mais leves.

“É importante entender o benefício das reuniões virtuais, a agilidade e a possibilidade de estar próximo das pessoas. A ferramenta é uma ótima opção, desde que bem utilizada. Algumas medidas podem ser tomadas para tornar as reuniões mais objetivas e menos cansativas. Criar intervalos de descanso entre os encontros, ter ao menos um dia da semana sem reuniões para que o colaborador possa focar em outras atividades, criar pautas com os temas em discussão, ferramentas que incentivem a participação dos presentes, como enquetes ou chats. As pessoas querem sentir que utilizaram o tempo de forma útil”, completou.

Os modelos de futuro do trabalho seguirão evoluindo e se adaptando às tecnologias disponíveis. As empresas devem estar atentas aos processos e em constante reeducação em relação ao uso do tempo e das melhores práticas. Neste cenário, a Gentrop vem apoiando companhias com implementação de soluções para o trabalho híbrido, tecnologia na nuvem e soluções que permitam conectar colaboradores de qualquer local.

Sobre a Gentrop

Desde 2016 com operações no Brasil, a Gentrop é o advisor em tecnologia com expertise em criação de processos de transformação corporativa e gestão de dados, tendo como missão auxiliar empresas a inovarem e se desafiarem na nuvem, com projetos que apoiam a inovação além do digital. Ao lado de seus maiores parceiros, Google e Salesforce, a empresa desenvolve soluções tecnológicas para gerar ambientes conectados como um mecanismo de melhora de vida do ser humano e das empresas. Com base na transformação cultural, principal pilar da Gentrop, os produtos e serviços são focados em desenvolver um ambiente de inovação dentro de cada cliente, a partir dos ecossistemas – colaborativo, produtivo, de relacionamento, inteligência e comportamento -, diferencial criado pela marca. Ao longo de sua trajetória, a Gentrop consolidou um portfólio com as melhores e mais eficientes tecnologias, atendendo grandes empresas ao redor do país e do mundo, com soluções que incluem segurança, colaboração, comunicação, gestão, marketing e vendas.