Quando você tem um papel de liderança, seja como empreendedor do próprio negócio ou gestor de uma empresa, precisa ser capaz de entender como gerenciar adequadamente as diferentes frentes de administração. No varejo, em particular, há uma série de desafios, já que o volume de vendas ao consumidor final costuma ser alto, o que aumenta a quantidade de dados a serem gerenciados.
Ter essas informações bem organizadas ajuda a pensar estrategicamente o negócio e tomar decisões de forma mais assertiva. Hoje em dia, a automação oferecida por plataformas de gestão financeira ajuda muito quem faz a gestão da própria loja. Quando a operação envolve mais de um ponto de venda, então, os softwares podem ser os melhores amigos do empreendedor.
Henrique Carbonell, CEO da F360º, plataforma de gestão financeira que atende mais de 8 mil empresas, diz que cerca de 50% das horas de trabalho são reduzidas em um varejo quando as equipes do administrativo e financeiro utilizam uma boa ferramenta de gestão. “Ter tudo integrado com apoio de um software aumenta a performance e confiabilidade dos dados. Ao trabalhar com planilhas para tratar os dados, a chance de erro é alta”, diz.
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Mantenha a DRE em dia
A demonstração do resultado do exercício é um relatório contábil que evidencia se as operações de uma empresa estão gerando lucro ou prejuízo. Manter esse demonstrativo bem organizado permite ao gestor ter visibilidade do que a empresa está gastando e do que ainda irá desembolsar no futuro próximo. “É uma visão real da área financeira da empresa”, diz Carbonell.
O especialista comenta que é difícil ter a DRE bem organizada, principalmente em empresas menores e do varejo, porque são muitas informações para lançar, tanto de contas a pagar como de recebíveis. “A empresa vai desembolsando e se o controle está desorganizado não sabe por que está com o custo alto, se tem relação com funcionário, produto e por aí vai.”
Um exemplo prático: o pequeno empresário toma a decisão de pagar um imposto atrasado, mas não calcula qual o impacto disso nos custos. Na DRE é possível ter essa visibilidade, de onde está gastando mais. E quando se administra mais de uma loja, é possível ver facilmente qual está dando mais lucro.
Busque integração de dados e analise individualmente
O varejista que tem muitas lojas pode cair no erro de controlar o fluxo de caixa de forma centralizada. Ou seja, no geral, olhando para todas as unidades, ele sabe que está tendo lucro. Mas, no detalhe, pode acabar não vendo que uma das lojas dá prejuízo em determinados momentos do ano.
Quando a DRE está bem documentada, e a automatização via plataformas de gestão financeira ajudam a fazer isso em escala, é possível ver qual loja dá prejuízo. “Para tomar decisões estratégicas é importante ter a DRE por loja”, diz Carbonell. As plataformas de gestão financeira fazem isso de forma automatizada, buscando informações diretas nas secretarias da fazenda e já organizam os dados por estabelecimento. Assim, o gestor faz o controle por CNPJ, e não precisa ter alguém lançando nota.”
Faça a gestão do fluxo de caixa
Lojas que atuam com o consumidor final vendem muito no cartão de crédito, parcelam em três, quatro, dez vezes, e pode ficar difícil conciliar todos esses recebíveis sem a ajuda de um software. “Imagina milhares de vendas, várias parcelas, uma venda em duas vezes, a outra em três, a seguinte em quatro, e cada maquininha com uma taxa. Quanto vai entrar para o caixa no mês?”, exemplifica. A gestão pode realmente ficar complexa.
Quando o varejista automatiza a frente de caixa e a gestão financeira, integra tudo no ponto de venda, com base nas notas emitidas e nos informes das instituições financeiras. Assim é possível ter clareza de que, apesar de ter vendido R$ 10 mil em um mês, por exemplo, só entrarão no caixa naquele período R$ 4 mil, em razão de compras parceladas. “Sabendo disso é possível decidir sobre a necessidade de antecipação de recebíveis, por exemplo”, diz o especialista.
Atenção à conciliação de cartões de crédito e bancária
Quando o varejo está automatizado e o estabelecimento vende no cartão de crédito parcelado, o sistema já parcela essa venda e lança no sistema quanto a loja vai receber por mês, já descontando, inclusive, a taxa certa cobrada pela administradora do cartão.
“É uma forma eficiente de controlar o que já antecipou, o que tem para receber de fato. É isso que é a conciliação. Imagine organizar 5 mil vendas manualmente, sem sistema, pode ser que a administração cobre taxa superior e você nem perceba.”
Olhe para o futuro
Um dos maiores benefícios das plataformas de gestão financeira é permitir olhar para frente e fazer orçamentos e previsões financeiras reais. “Projetar o futuro talvez seja até mais importante do que fazer a gestão do presente”, pontua Carbonell.
Você já sabe, por exemplo, que em dezembro as vendas aumentam e precisará contratar mais funcionários. Quanto isso vai custar e qual o impacto no fluxo de caixa e no lucro? Softwares de gestão financeira completos permitem ao gestor fazer essa simulação, que pode ser útil de diversas formas, como na previsão de aumento anual de aluguel do ponto de venda. “No sistema é possível colocar o futuro aumento do aluguel e já estimar como vai ficar o fluxo de caixa.”
Sobre a F360º
Plataforma de gestão financeira para pequenos e médios varejistas fundada em 2014 por Henrique Carbonell. Em 2021, recebeu aporte de R$ 50 milhões da HiPartners e HIX Capital. Atende mais de 8 mil pontos de venda com sua solução.
